I servizi postali devono essere sempre più orientati alla digitalizzazione e all’efficienza operativa: è un cambiamento importante e rende la gestione della posta un nodo critico per molte aziende, enti locali e amministratori. Spedizioni, raccomandate, documenti con valore legale, comunicazioni cartacee verso cittadini o clienti: sono aspetti che, se trascurati, possono rallentare il lavoro, creare disservizi e aumentare i costi.
Nel lavoro quotidiano di Directa a fianco di professionisti, amministrazioni pubbliche, municipalizzate, abbiamo spesso intercettato e risolto queste problematiche.
1. Gestire la posta come una funzione secondaria
Uno degli errori più comuni è pensare che la posta sia un’attività accessoria, da sbrigare “in qualche modo”. La realtà è diversa: quando si tratta di notifiche fiscali, documenti sensibili o pratiche verso la PA, ma soprattutto quando il contenuto è un titolo di pagamento, la posta deve essere ben presidiata, per non rallentare i processi interni e intaccare l’affidabilità percepita dall’esterno.
Affidarsi a un partner dedicato come Directa, che da anni lavora in sinergia nel B2B, permette di avere controllo, continuità e un approccio strutturato alla gestione delle spedizioni.
2. Non integrare servizi postali e digitali
Tutte le aziende nostre clienti usano software gestionali, piattaforme per i pagamenti, strumenti di rendicontazione… ma continuano spesso a gestire la posta in parallelo, come se fosse scollegata da tutto il resto. È un limite che noi superiamo grazie alla distribuzione delle soluzioni di digital payment realizzate da Gedea Data Services.
Con i servizi integrati tra Gedea e Directa, la posta può dialogare direttamente con i sistemi aziendali: invio raccomandate da gestionale, tracciabilità sincronizzata, spedizioni abbinate a incassi digitali con ClackPay. Un unico flusso, meno errori e maggiore efficienza.
3. Affidarsi a fornitori non specializzati
La scelta dell’operatore al quale affidarsi è, ovviamente, importante: occorre valutare requisiti tecnici, livelli di servizio, strumenti di controllo e valutare la reale vantaggiosità del rapporto costo/servizio. Il risultato di una scelta orientata al privilegiare solo uno di questi aspetti può comportare consegne incerte, mancanza di prove di recapito, difficoltà a gestire i reclami. Per evitare che si verifichino queste problematiche, Directa gestisce la corrispondenza con software e strumenti collaudati: palmari con geolocalizzazione, prove digitali di consegna, sistemi di monitoraggio in tempo reale e supporto operativo su tutto il territorio, con una struttura dedicata al dialogo con realtà complesse come Comuni, multiutility, consorzi.
4. Non centralizzare i flussi postali
Questa è una criticità tipica: ogni ufficio gestisce la posta con modalità differenti: accade frequentemente, soprattutto nelle realtà della Pubblica Amministrazione e questo comporta un importante dispendio di tempo e risorse, soprattutto quando si rende necessario verificare l’avvenuta consegna per la postalizzazione o la gestione soprattutto dove sono presenti dei centri di costo. Oppure ancora un ufficio stampa le raccomandate, un altro spedisce i pacchi, un altro ancora si occupa delle pratiche… con il rischio reale di frammentare i dati, perdere controllo e moltiplicare i costi.
Directa offre strumenti per centralizzare il processo: invio, stampa, postalizzazione, consegna, notifica e archiviazione, operando con una logica modulare, perfettamente allineata con la piattaforma modulare che possiamo offrire per la gestione della posta ibrida. Per le realtà aziendali più grandi, Directa può attivare un ufficio interno completamente presidiato. Per le PMI ed i professionisti, attiviamo servizi di pickup personalizzato ed affidiamo il cliente ad uno dei nostri partner sul territorio, garantendo continuità di servizio e capillarità di presenza.
5. Sottovalutare la tracciabilità
La tracciabilità non è un optional, mai. Bisogna sapere dove si trova ogni busta, ogni notifica, ogni invio e serve poterlo dimostrare, anche mesi dopo. Allo stesso tempo è però indispensabile poter ricercare rapidamente le prove di consegna, anche per le raccomandate cartacee: per questo offriamo il servizio di archiviazione digitale delle ricevute postali, sempre disponibili nell’area riservata del cliente attraverso sistemi di ricerca rapidi che consentono risparmio di spazio per la conservazione e tempo di ricerca.
La posta è un ambito in cui la digitalizzazione si mostra in tutte le sue fasi: alcuni clienti operano ancora con metodi artigianali, come le ricevute cartacee o i registri interni, altri adottano fogli excel, altri ancora utilizzano soluzioni di registrazione digitale integrate. Con Directa, qualsiasi sia la tua organizzazione, ogni consegna è documentata con posizione geolocalizzata e storico sempre accessibile: è un livello di trasparenza che riduce i margini d’errore e tutela il mittente in caso di contenzioso perché tutti i nostri sistemi e i nostri processi operativi sono normati e certificati.
Spedire in modo integrato, tracciabile, sicuro, e soprattutto senza caricare l’azienda di lavoro inutile: per questo Directa è il partner postale di aizende, enti e professionisti per offrire alle aziende clienti una soluzione unica, in grado di rispondere alle esigenze della pubblica amministrazione, delle municipalizzate, delle aziende e dei professionisti. Perché l’efficienza è anche una busta spedita e consegnata nel modo giusto.
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