I costi reali della gestione autonoma della postalizzazione

Quando si considerano i costi delle spedizioni con indirizzi non ottimizzati o errati, ancor peggio se il destinatario indicato nella busta non corrisponde al destinatario del contenuto, la saggezza popolare ci porta innanzitutto a considerare lo spreco di denaro speso per la produzione e la postalizzazione. Tuttavia, dietro l’errore apparentemente innocuo di inviare posta con indirizzi postali incompleti o inesatti, si nascondono costi nascosti, oltre alle insidie ​​operative.

La postalizzazione dei titoli di pagamento, le comunicazioni massive, l’e-commerce… si basano sulla precisa esecuzione di una moltitudine di attività interconnesse. Un errore in un solo anello di questa catena, come la mancata acquisizione e verifica dei dati dell’indirizzo del cliente, può avere ripercussioni negative sull’intera operazione. Il costo reale di una scarsa qualità dell’indirizzo va, quindi, ben oltre i costi di stampa e spedizione.

Impatto degli indirizzi errati

Analizziamo i dettagli, le casisitiche e l’impatto dei principali problemi conseguenti alla scarsa precisione degli indirizzi utilizzati. Cominciamo dall’ovvio: la posta non consegnata rappresenta una spesa in carta, buste, stampa, elaborazione e affrancatura che non porteranno il vantaggio atteso e non è un costo recuperabile. Una volta avviata la postalizzazione di lettere e raccomandate con indirizzi errati, al termine della giacenza la corrispondenza verrà restituita al mittente.

La posta restituita può comportare, oltre al disagio della mancata risposta, l’interruzione di flussi operativi, la mancata consegna di un prodotto… Se, poi, il contenuto inviato tramite posta è un titolo di pagamento oppure una fattura, è evidente il disagio dell’aumento dei costi associati al recupero di tali introiti e il rischio di mancato pagamento aumenta notevolmente. Ciò influisce sulla gestione dei crediti, altera le proiezioni di flusso di cassa e richiede tempo e costi di produzione aggiuntivi per ricreare e rispedire il documento.

Anche per gli operatori di marketing la mancanza di un servizio di ottimizzazione degli indirizzi comporta una serie di problemi. Quando i messaggi di marketing non vengono recapitati dove e quando dovrebbero, si può facilmente compromettere l’esito delle campagne promozionali multicanale sincronizzate, che dipendono da inviti all’azione inclusi nel materiale stampato. La posta non consegnata, o restituita al mittente, rende inoltre difficile misurare il tasso di risposta di una campagna di direct mailing. Statistiche inadeguate possono anche influenzare l’efficacia di future iniziative di direct mailing o persino indurre un’organizzazione ad abbandonare la posta come canale di marketing in cui investire.

Forse uno dei maggiori problemi derivanti dalla posta non recapitata è la perdita di opportunità. Quando la posta non viene consegnata, o quando arriva alla persona sbagliata, non genera risposta e, qualsiasi sia il contenuto della corrispondenza, non è questo l’esito atteso dal mittente.

Tutti questi scenari possono portare a esperienze negative e clienti insoddisfatti e sono imprevisti che complicano i rapporti con i clienti. Riassumendo, possiamo considerare 3 macro-conseguenze negative.

• Riduzione dell’efficienza operativa: nomi o indirizzo non ottimizzati comportano sprechi di tempo e risorse. Puoi permetterti di far perdere tempo al tuo team a cercare gli indirizzi corretti o a delegare la ricerca ai reparti interni, quando potrebbero dedicarsi ad altre attività più produttive?

• Danni al rapporto con il cliente: nulla crea un’impressione più negativa nella mente di un cliente della delusione associata a una consegna in ritardo o aduna comunicazione persa. Siete disposti a rischiare di perdere la fiducia duramente guadagnata dai clienti per errori di indirizzo evitabili?
• Aumento del tasso di resi: se spedisci merce, il tasso di resi per articoli non consegnati a causa di indirizzi non ottimizzati influisce significativamente sui profitti della tua attività.

La qualità dell’indirizzo vale la pena

Sommati, i piccoli costi sostenuti dai vari reparti possono avere un impatto molto maggiore rispetto alla semplice rinuncia ai costi di carta e spedizione. Cosa fare?

Affidare la gestione degli indirizzi a professionisti, formati per analizzare ogni passaggio del processo di costituzione della lista dei destinatari, permette di intervenire nella fase in cui avvengono gli errori:

• acquisizione imprecisa, da moduli online, da raccolte telefoniche, da trascrizioni manuali…
• interventi manuali: la fretta, la compilazione di file da parte di operatori differenti o frettolosi, comporta una elevata probabilità di errore
• elaborazione in ufficio: il processo che inizia con la normalizzazione degli indirizzi e prosegue con la preparazione dei plichi, la postalizzazione e la gestione della consegna, è garantito solo dall’outsourcing. Semplicemente, se tutto il flusso è seguito da un partner specializzato, si riducono gli errori, il lavoro ciene svolto più rapidamente e con maggiore precisione.

Tutto questo si traduce in costi inferiori e risultati migliori.

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